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岡村周一の世界観

生産性

ビジネスパーソンが年間150時間していること

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これって何か心当たりあります?

私はそんだけしかしてないの?と思ったことなんですけど、これは「何かの探し物」をしている時間らしいです。150時間も探しているとなると、OECDの調査では日本人の年間労働時間は1,713時間だから、労働時間の8.8%は何かを探しているということになります。

実際日本人ってどれくらいの時間働いてるの?

これって、たぶん会社勤めしている人と、フリーランスの人とでは大きく変わってきますけど、政府が「働き方改革」「働き方改革」って言ってるのは、根底に日本人の労働時間が長いからってのがあります。 昔のリゲイ ...

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まぁちょっとファクトは見つからないんですけどね(笑)

(リズ・ダベンポートという方の『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』という書籍の冒頭でこのように述べたれているらしいです)

でも実際のところどうですか?1日8時間として、42分は何かを探しているという感覚はそこそこ納得できるんじゃないですか?

・過去のメールを探す時間
・以前作成した資料を探す時間
・ネットでググって調べる時間

会社や業種によっては紙書類がまだ多く、書類を探すという時間も含まれたりもします。

個人差はありますが、私の感覚だと8.8%は少ないなぁと思います。もうちょっと探してるんじゃないかな?という印象がありますね。

このように探す時間が長くなり生産効率を下げてしまう可能性があるのなら、取っておくべき対策があります。

ここで突然ですが、リスクマネジメントの話をしてみます(笑)

リスクの対応策には「回避」「転嫁」「軽減」「受容」という4つの方法があります。

回避とはリスクが起きないようにするために事前に対策を取っておくこと。
転嫁とはリスクの影響を自分以外の誰かに移すこと
軽減とはリスクが起きても影響を最小限にとどめること
受容とはリスクをそのまま受け入れることを言います。

「物がない、わからない → 探さなければいけない」この状態をリスクとするのであれば、

回避:探さなくても良いようにしておく
転嫁:誰かに探してもらう
軽減:すぐに見つかるようにしておく
受容:今回は探すけど、また探さなくても良いようにしておく

ということがポイントとして挙げられます。

具体的にどうすれば良いかというライフハック的な考えもいろいろあると思いますけど、まずこの4つの象限に分けて整理してみるとわかりやすいと思います。

回避するための方法としては、、、あらかじめメールや資料の格納先を決めておく
転嫁するための方法としては、、、部下や同僚に探してもらう
軽減するための方法としては、、、Gmailなどであればメールに「タグ付け」をしておく
受容するための方法としては、、、検索に時間がかかるものをどうすれば効率化できるか考える

こんな感じでそれぞれ対策を打っておくのがポイントになります。

特に何回も同じものを探してしまう場合(受容になります)は、次から探さなくても良いような工夫をしていかないといけないですよね。

最後にそれぞれの対策案を書いていこうと思います。ただ現時点ではまだ少ないので、思い付き次第この記事に追加していこうと思います。

【回避案】
・よく見る資料、サイトなどはショートカットやブックマークを作成しておく
・完全に覚えてしまう(わからない言葉など)
・いつものモノがいつもの場所にあるように、使ったら同じ場所に戻すようにする(物理的なモノ)

【転嫁案】
・部下や同僚に探してもらう

【軽減案】
・メール全文検索ができるメールソフト(Gmailなど)を採用する
・不要なモノは保管しない、可能なら削除する(定期的に棚卸しする)

【受容案】
・今後どうすれば効率化できるかを考える

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