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岡村周一の世界観

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全てのタスクはデューと共に歩む

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作業を依頼するとき、または作業を依頼されるとき、常に意識してもらいたいのが「期日」です。一般的には期日とかデッドラインとか言いますが、なぜかコンサル業界ではデューと言います。(普通の事業会社でも言うのかな??)

仕事を進める上で、どの作業にもデューは存在します。

デューのない作業はもはや趣味の世界です(笑) 全くの余談ですが、私は中学生の頃から「ファイプロ」というプロレスゲームが好きで、ずっとはまっていました。オリジナルレスラーを作成できるエディット機能が面白すぎたんです。というのも、外見や技だけではなく、試合の組み立て(CPUロジック)も自分で考えることができるので、より理想的なレスラーを目指して延々と作成し続けていました。そして去年、ファイプロワールドという新作のPC版が発売されたので、また新しいレスラーを作り始めています。

これがデューが存在しない世界です(笑)

作業には必ずデューが存在します。でも私たちはついついデューを意識しないで作業をしてしまいがちです。私は以前の記事で作業は「即断即レス」でやるべきだと書きました。

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発生した作業はすぐに片付ける。これが基本なのですが、発生した作業順に仕事を進めているかというとそういうことではありません。数時間以内に対応できそうな作業は即断即レスですが、数日かかりそうな作業は一旦方向性だけを確かめる作業をしておいて、後日じっくりと取り掛かるようにしています。その際に必ず相手に確認していること、それがデューです。

デューの確認の仕方には2通りあります。

・いつまでにこの作業を完了する必要がありますか?
・この作業だと○月○日までかかりそうですが、それで大丈夫ですか?

どちらもデューを確認する質問ですが前者と後者には大きな違いがあります。それが何かわかりますか?それは前者は「相手がデューを決める」後者は「こちらでデューを設定する」という違いです。

これらの質問は両方ともデューを設定するという目的自体は同じです。でも相手がデューを決めるのか自分がデューを決めるのかで大きな違いがあることはお分かりですよね。相手はあなたが他にどれだけのタスクを抱えているのか状況は知りません。なので相手が「〇〇日までに必要」と言われれば、原則その日が締め切りになります。

一方で自分でデューを設定する場合は、自分が他に抱えているタスクとの優先順位を見ながら設定することができます。もちろん急ぎで欲しいと言われてしまう場合もありますが、まずはこちらの希望を出すという意味ではとても大きな意味を持ちます。

もし「どうしても〇〇日までにできない?」などと言われた場合は「わかりました。でも先に着手しているタスクの提出が2日遅れますがそれでも大丈夫ですか?」というトレードオフ条件(交換条件)を出して交渉しましょう。そうしないと作業負荷が多くなり、結局残業などで対応する必要が出てきます。

働き方改革によって残業を減らしましょう、という話があります。でも実際には残業がなくならないことが多いです。その理由は「残業をしないと、その日のうちにやらなければいけない作業が終わらない」からです。上司は理不尽に残業を減らせと言うかもしれません。でも本当に残業を減らすには、個々人がデュー管理をきちんとして、その日までに終わらせなければいけないタスクを最小限にすることが重要です。(プロジェクトなどでは、これらのタスクをプロジェクトマネージャが管理しておく必要もあり)

これは実際に起きた話なのですが、会計システムのメンテナンス作業の一環で、とあるお客様の会計パッケージを変更していました。私が後輩に依頼したタスクは第3四半期の決算が始まるまでに準備しておかなければいけないという設定でした。ある日お客様から「すいません、結構重要な課題が見つかったんですけど、対応できますか?」と相談を持ち掛けられました。私はその時は別のプロジェクトのマネジメントをしていたのでその現場には居合わせなかったのですが、それを直接受けた後輩はお客様からの依頼を最重要タスクとして優先して取り組んでいたんです。

私が依頼したタスクの進捗状況を尋ねた際、「すいません、お客様から依頼を受け、重要な課題だったのでそちらを優先しています。」との報告を受けました。そこで私は「そのタスクが重要なのはわかったんだけど、それはいつ必要なの?」と聞いたところ、後輩は「すいません、それは確認していませんでした。」と返ってきました。

実はこのタスク、確かに重要な課題だったのですが、必要なのは年度末(つまり第4四半期)の決算の際に必要な情報で、現時点ではまだ着手しなくても問題ない課題だったんです。もちろん時間のかかる作業であれば早くから着手しておく必要があるので問題はなかったでしょう。ただ今回の問題に関して言えば第3四半期の決算が終わってからでも十分検討が間に合う問題だっただけに、デューを確認しておかなかったことによって、本来の作業が遅延するという事態になってしまいました。

あとは全く逆の立場で、あなたが誰かに作業を依頼する場合にも必ずデューの話をしましょう。作業を依頼するだけ依頼してそのまま放置ではいけませんよね。また相手もどれだけ急いで作業をしなければいけないのかわかりません。本当はもっと優先順位の高いタスクに取り組めたのに、あなたのタスクを最優先にしてしまうということもあり得るのです。本当に急いでいるなら仕方ありませんが、いついつまでに必要という話をしておくだけで、相手もタスクの優先度をコントロールすることが可能になります。

とにかくすべての作業にはデューがあります。

作業計画は緊急度・重要度・作業工数から組み立てられます。中でもデューは作業着手タイミングや作業リソースを測る上で非常に重要な役割を果たします。作業をするときには必ずデューを意識することが重要です。

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