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4つのToDoマトリックス

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今日は私がここ2年間実践しているToDoマトリックスについてご紹介します。私は元々ToDoリストは作成しない人でした。その日にやるべきタスクについては、ToDoというリスト形式にまとめるのではなく、その日のスケジュールの中に直接組み込むようにしていました。

基本的にToDoリストを作成する際に出てくるのは「今日やらなきゃいけない作業」。人によっては今日ではなく今週かもしれません。

やってもやらんでもどっちでも影響ないわって作業は基本的にToDoリストには組み込まれません。これをね、私なりにちょこっと改良したのがこの「4つのToDoマトリックス」なんです。

まずは実際にどんなものかを見ていただきましょう。

これは私が実際に使っている手帳です。(記載内容はサンプルです)

私が使っている手帳は、見開き1ページで1週間というタイプです。そして右側に方眼の余白があるんですね。この余白部分を4つの領域に分けて、次のような見出し項目をつけています。

・Work
・Private
・New Business
・Study

これは今週1週間で「緊急ではないけどやっておきたいこと」をToDoリストとして記載しています。ポイントは「緊急ではないけどやっておきたいこと」言い換えると「重要だが緊急でない作業」です。

基本的にToDoリストは「今やらなきゃいけないこと」を書いていきます。つまり「重要かつ緊急」または「重要ではないが緊急」という作業になります。こうした作業だけを日々塗りつぶす作業を続けているとどうでしょうか?未来への投資、つまり「重要だが緊急でない」作業がなおざりになってしまいませんか?

すでに「重要だが緊急でない」作業を毎日意識的にできている方にとってはこのノウハウは必要ないかもしれませんが、そうでない方にとっては一度試していただきたいのがこの方法です。

つまり、先ほどの4つのマトリックスでは
・Work … 現在の仕事(私の場合プロジェクト)において今週やっておきたいこと
・Private … 仕事以外において今週やっておきたいこと
・New Business … マルチワーク(本業ではない仕事)において今週やっておきたいこと
・Study … 勉強において今週やっておきたいこと

といったテーマで挙げていきます。私の場合こんなタスクがあがります。

[Work]
 ・見積書を作成する
 ・プレゼン資料をチェックする
 ・社員の人事評価をする
 ・採用面談の調整をする
あんまり急いでないけど、時間ができたらやっておこうというタスクを列挙
[Private]
 ・レストランを予約する
 ・ジムに通う
 ・書類を役所に送る
 ・自治会の資料を印刷する
特に身体づくりに関する内容とか家族との予定を列挙
[New Business]
 ・新セミナーコンテンツを考える
 ・HPドメインを取得する
 ・マーケティング会社にアポを取る
 ・新しい30日チャレンジを考える
本業以外で立ち上げようとしている、実施しているビジネスの作業を列挙
[Study]
 ・TOEIC受験申込をする
 ・次回英会話レッスンを予約する
 ・ダイバーシティの本を2冊読破する
 ・AIとロボティクスの最新動向を調べる
英語勉強とか業界動向、あとは読書などはここに列挙

これを手帳に書いておくことで、その一週間は常にそのタスクが見える状態になるんです。そして時間ができたら取り組んでいこうというのがこの4つのToDoマトリックスなんです。

この4つは確か何かの本で目にしたことがあるのですが、基本オリジナルでいいと思います。[Helth](健康に関するToDo)とか[Money](お金に関するToDo)とか[Clean](断捨離や掃除に関するToDo)みたいに自分なりにアレンジしてみても面白いかもしれないですね。

これを私は2年ほど継続してきて、少しずつ成果が出始めています。一番変わったのは、毎日の緊急タスクを埋めすぎないようになったということです。今日やるべきことをできるだけ少なくし、重要だが緊急でない作業の時間を確保しようという意識が自然とできるようになりました。

そして今日やるべきことを少なくするということは、物事を生産的に考えるようになりました。
・これは本当にやるべき作業か?
・これは自分にしかできない作業か?
・これは今する必要がある作業か?

こうして考えてみると、実は本当に必要な作業って絞られるんです。もちろん多い日はありますけど、毎日がいっぱいいっぱいということはなくなりました。こうやって優先度の高い作業をかわしつつ重要な作業を行っています。

手帳に余白があるあなたは、ぜひ一度お試しください!

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