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仕事の振り方・もらい方② - 振り方編

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もしあなたが誰かから仕事の依頼を受けた場合、どうしますか?ということについて、昨日は仕事を受けた部下の立場で書いてみました。

仕事の振り方・もらい方① - もらい方編

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今日の記事は上司の立場です。あなたは部下に仕事を依頼します。だいたい3日くらいあればできそうな仕事です。ただ部下の生産効率を考えると4日与えた方が良さそうな気がします。そんな時にどうやって仕事を依頼しますか?ってのを考えてみます。

まず3日かかりそうな作業を4日という期日を与えて依頼するとどうなると思いますか?

これは実際に統計を取ったりしているわけではないですが、マネージャの方なら肌感覚で同意いただけるかと思います。

・1日目に仕上げてくる … ほとんどない
・2日目に仕上げてくる … ほとんどない
・3日目に仕上げてくる … たまにある
・4日目に仕上げてくる … かなり多い
・期日に間に合わない … これも多い

4日という期日を設定した場合、多くはこのような結果になります。これって私たちが小学生の頃の夏休みの宿題を思い出してもらったらわかると思います。8月末になって追い込まれて宿題を必死にやるという経験をお持ちの方はいますよね。もちろん私もです。

ただ夏休みの宿題は早く終わらせればその分いっぱい遊べるので、賢い人は宿題が出たらすぐに片付けてしまうという方もいたと思います。

これ、仕事の場合だとどういう心理が働くと思いますか?

4日作業の時間ををもらった。これを1日で仕上げてしまって上司に報告したら、次の仕事を振られるかもしれない。だからギリギリまで粘ろう。

こう考えたりできますよね。

もちろん、会社のビジョンやミッション・生産性を意識している方は、そうした人の意識は理解できないかもしれないですが、現場で実際に働いている私から見ればこういった社員が多くいます。もちろん若き日の私も絶対こういう仕事の進め方をしていました。

なので共通して言えるポイントは

依頼した仕事は期日ギリギリにならないと返ってこない

ということになります。

そこで期日設定のポイントですが、割とジュニアな社員に仕事を依頼する場合と、自分で計画を立てられるようになってきたシニアな社員に仕事を依頼する場合とで若干振り方が異なります。

まず、ジュニアな社員に対して。

彼らは作業に対してどれくらいの期間がかかるかはあまりよく理解できていません。なので4日あったら4日たっぷり使って作業をします。そういった部下に対して有効なのが、

ストレッチな期日を設定する

という点です。例えば3日でできそうな作業であれば、あえて2日という期日を設定してみるんです。反応は社員によって様々ですけど、いずれにしても脳は一旦フル回転状態になるはずです。

そうするとわからないところは早く潰しておく必要が出てくることを意識しますし、2日目には何かしらの作業結果は残ってくるはずです。その成果物を見て残り1日で修正してもらえば、こちらの想定している3日(または当初設定しようとしていた4日)には十分に間に合うようになります。

あ、たまに2日間で期日を設定したら、完全に真っ白になってしまい全くわかりません。と返ってくる人もいます。脳がショートして思考停止になるパターンの人です。そういった人にストレッチな期日を設定してしまうと潰れてしまうので、別の方法を考える必要があります。こちらは後日記事にしますね。

本当に悩んで伸びる社員もいれば、要領よく頭を使わないのでツッコミどころだらけの社員も出てきます。でも要領をかますというのも時には必要です。ストレッチな環境を作ることによって何かしらの対処を自分たちで考えるようになるので、この方法はおすすめです。

あと、ある程度自分達で作業の目処が立てられる人には、

期日を部下自身に設定させる

というのがおすすめです。

これは期日を「人から設定された」のか「自分で設定したのか」という点が大きく異なります。例え同じ4日でも重みは大きく変わってくるというのは何となくわかりますよね。

前者は自分で設定していない期日なので、もし期日までにできなくても言い訳できます。やってみたけど時間が足りませんでした。みたいにね。

でも後者は自分で決めた期日なので、「責任」が伴うんです。なので同じ4日でも絶対に守らなければいけないという気持ちがより強くなります。

そして何より仕事を受け身でhなく能動的に進めてもらいたい、あるいは今後マネージャとして自分自身で作業スケジュールを作ってもらいたい。そういった成長にも繋がってきます。

もう1つポイントがあります。それは

部下の声に柔軟に耳を傾ける

ということです。これはチームおよび会社全体の生産性を上げるためだと思ってください。作業は依頼したからはい終わり、ではないですよね(笑)

あと「声はかけるなよ、わかってるよな」オーラを出している上司の人もたまに見かけます。こうした空気感を作り出してしまうと、上司に質問があっても質問しづらい状況になってしまいます。(「押すなよ、押すなよ」は押してくださいのサインですけどねw)

部下は得てして「XXさんは忙しそうなのに手を煩わせるのは申し訳ない」「こんなこと聞いたら怒られるよな」といったことを気にしながら上司に相談をします。

それが質問しづらい上司だと「今聞いたらダメだよな」と質問をためらい、結局方向性が定まらないまま、作業を進めてしまうんです。

後でチェックした時に大きな手戻りになる可能性は高いですよね。そうならないためにも、部下には「質問いつでもウェルカム」オーラを出しておく必要があるんです。

・質問に答える時、相手の方を見ない(パソコンで手を動かしながら耳だけ傾ける)
・30分後でもいいかな?みたいにいつもすぐに答えない

この2つは部下に対する「質問しづらいオーラ」ですから要注意ですよ。質問の答える時は、ちゃんと向き合っているという意思表示が必要です。あと部下が空気を読まずに聞いてきた場合でも、よほど緊急で作業をしなければいけない場合や切りが悪すぎる場合を除いて、すぐに聞いてあげることが本当に大切です。

要はね、プロジェクトや会社という組織全体を使って七並べをしているんです。会社として早く全部のカードを場に置きたいんです。

部下が5を出したがっているのに、上司が6を止めてる状態だとスムーズにカードを置けないですよね。もし部下が6を出して欲しくて困っていたら、すぐに出してあげるべきなんです。

チーム全体の生産性を考えると、動いてもらっている部下の手を止めるわけにはいかないですよね。

なのでいつでもウェルカムオーラは大切ですね。

ということで「ストレッチな期日」or「部下が期日を設定」した上で「部下の声に柔軟に耳を傾け」てくださいね。

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