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仕事の振り方・もらい方① - もらい方編

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ブログを始めてまだ3週間経っていないですけど、これからのブログでのキャラ設定をどうしようか試行錯誤しています。

というのもこのブログはなるべく読者の皆さんにはフレンドリーな感じで読んでもらいたい。だから、あんまりガチッとした文章じゃなくて、会話してるみたいな?そんな感じの文章を書きたいと思ってます。

ただテーマがビジネスに絡んだことで、何かアドバイスとかコンサルとしてこんなことやってましたよ。みたいな記事になってくると、どうしても「教える人」という立場になってしまって、よそよそしい感じの説明になってしまう。

この改行とかもそうなんですけど、あんまり改行が少ないと読みづらいし、改行が多すぎるとちょっと幼稚に見えちゃう。加減が結構大変なんですよね。なのでまだまだこの辺の見た目も工夫しているところです。

ということで、今日のネタを書こうと思ったけど、何書こうとしてたか忘れた(笑)

あ、思い出しました。仕事を受けた時の行動についてでした。

状況としては、あなたが誰かから仕事の依頼を受けました。だいたい3日くらいあればできそうな仕事です。そしてもらった期間は4日間。そんな時にどうやって仕事を進めますか?ってのを考えてみましょうって記事です。

私が部下に3日くらいでできそうな仕事を依頼して、期日を4日後に設定しました。そうしたら、多くの人はどんな感じで作業していると思いますか?

1日目:黙々と作業
2日目:黙々と作業→わからないとこない?気になったところあったら説明するけど→いえ、特にないです
3日目:黙々と作業
4日目:午前中くらいに提出→レビューすると抜け漏れ考慮不足など多々あり→修正作業→遅くまで残業→終わらず期日に間に合わず2日ほど期日引き伸ばし

だいたいがこんな感じです。

これ、この後上司の立場と部下の立場の両面でどうすれば良かったかを書いていきますね。

まずは部下の立場から。

上司から仕事をもらいます。4日間で終わらせなければいけません。じゃあ多くの人が最初に考えることは何だと思いますか?

多くの人が考えるのは「4日間の作業計画」です。

1日目に全体像を考えて、2日目に大枠を作成、3日目に詳細を作って4日目午前中に最終チェックをして上司に提出しよう。。みたいな。

これはこれで、何も考えずにいきなり作業に入る人に比べたらずっとましですね。でも上司に依頼された作業、一発で上司から承認が出ると思いますか?そうですね、たいていは上司からの指摘が入ってきます。それを見越して4日目の午前中に上司に提出するというところまで見据えているのはさすがです。

一見この進め方自体大きな問題はないです。でもね、今回のパターンみたいに、上司が期待している内容と大きな乖離があって大きな手戻りがあった場合、3日かけてやった分の修正が半日で終わるかというとこれは厳しいですよね。そもそも上司が4日目の午後に時間を取れるかどうかも微妙ですしね。

なので悪くはないですけど、期日に間に合わないリスクってのも多少は見とかないといけないパターンですね。

ではこのような場合どうすれば良いか?私はまず依頼を受けた直後に大きなポイントがあると考えます。それは

そもそもなぜ?何のためにこの仕事をしないといけないのかを確認する

ことです。その理由は、上司から受けた作業の目的と方向性を明確にしておくためです。

例えば上司から「この紙資料、パワーポイントに落としておいてくれる?」みたいな依頼を受けたとします。

ここで目的や方向性を確認しないまま作業に着手したらどうなりますかね?枚数が少ないならまだしも、紙資料をパワポに移すって結構な作業なんです。「はい、わかりました!」とこれをすぐにパワポに移し始める前に、「これってそもそもパワポに移してどうするつもりですか?」という質問を1つするだけです。

もし上司が「この資料をパワポに移して、お客様向けにプレゼンするんだ」と言ったら、これは外部に出て行く資料だからそれなりに体裁や扱いに気をつけて作業をする必要があります。

また上司が「これを電子化してチームの皆に共有したいんだ」と言ったら、それこそ本当にパワーポイントに移すべきか疑わしいですよね。だって共有したいだけなんだったら「じゃあこの紙をスキャンしてPDFにしたらダメですか?」と聞くことだってできるはずですよね。

もしそれでOKなら、3日かかっていたかもしれない作業が10分で終わってしまうんです。

自分の時間やチームの時間を無駄にしないためにも、まずは必ず目的と方向性を確認するってのが大切です。

もう1つポイントがあります。それは

依頼を受けた初日(または2日目の早い段階)で超ドラフト版を見てもらう

というところです。基本的に4日という時間をもらったら、4日目がゴール、で逆算して1日目にこれする、2日目にこれする。みたいな感じで考えますよね。この考えを抜本的に見直すんです。

4日というのは与えられた期間ですけど、まずは思いっきり力を入れて、大きな骨組み、方向性がわかるところまで作業をしてみるんです。だいたい時間的に最初の20%の時間、4日なら1日え25%行っちゃうので、できればその日中に。

で、枝葉も綺麗にまとまっていないですけど、一度上司に方向性が間違っていないかを確認するんです。

上司は何かたたき台となる物があったほうが、方向性を指示しやすいです。なので途中までできた成果物を見てそれは方向性は合ってる、間違っているといったフィードバックを返すことはそんなに難しくないです。

方向性が合っていたらそのままじっくり作業をすればいいですし、もし違っていても即興で作業したものですから、ダメージもそれほど大きくなく軌道修正ができるようになります。

ちなみに私はよく部下に

20%の時間で80%のものを作れ

と言いまくってますw

なんでも抱え込んじゃう部下もいるんですけど、自分の世界に入る前に、方向性が合ってることを確認してから入れと言ってます。

このフェーズを経由することで上司も状況がわかり安心ですし、最終的なチェックもそれほど時間をかけずに行うことができるようになります。

もちろん、もうちょっと大きな作業なら作業の切れ目切れ目で(マイルストーンと言います)上司に見てもらうのがいいですね。

ということで、書き出したらめっちゃ長くなったので、上司編は明日書きます。

お楽しみに!

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