現在のレンズでワークスタイルを考える

岡村周一の世界観

プレゼン

伝え方で大事なこと。

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私はプレゼンテーションを教えていますが、常にコミュニケーションがスムーズに進んでいるかというとそういうわけではありません。

時には相手に話が伝わらないことがありますし、ミスコミュニケーションも起きることもあります。

まぁ人間ですから仕方ないんですけどね。

でもできるだけミスコミュニケーションが起こらないように工夫する必要があります。その工夫をしておくことで、誤解が生じてもコミュニケーションは円滑に進みます。

私の職場で、先日こんなことがありました。

あるお客様先で問題が起きました。私は複数のプロジェクトをかけもっているので現場にはいません。

現場にいる担当者から状況を聞いたのですが、いくら聞いても状況がわからない。

担当者は「xxの資料を調べている」とか「〇〇も見てみます」という報告をしてくるんですけど、「なぜ」その資料を調べようとしているのかをいくら聞いても、「まずはこの資料を見てみないと」の一点張り。

結局お客様に電話し、直接会話をして状況が分かったんですけど、なぜこのようなことが起こったでしょうか??

今回のケースの場合、

相手の知りたいこと、相手の思考パターンを予測していない

というのが原因です。

以前、私は報告の際「空・雨・傘」を活用するといいよ。という記事を書きました。

報連相ではなく空雨傘を活用せよ

新人教育などでよくある一コマ。 社会人として大切なのは報連相だよ。 報告・連絡・相談。これからきちんと心がけるように! ということで、私も新入社員時代、報連相は上司から厳しく叩き込まれました。 まぁこ ...

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まず必要なのが「空」つまり、現在の状況を的確に伝えること。

つまり今回はどんな問題が起きているのか?具体的に状況を報告するということが重要です。

私は常にこの思考パターンを担当者には伝えてきています。

この思いが十分に伝わっていない私にも問題はありますが、こうした思考パターンを持った人には、まず「具体的に何が起こっているのか?」という事実関係を明確に報告して欲しかったんです。

その上で、調査すべき内容、取るべきアクションが明確で道筋を外していなければ問題なかったんですけど、そもそもの事実報告があいまいだったので全く理解できなかったんです。

伝える相手は知っている前提条件や状況が自分とは常に異なっている。その違いをもし知っているなら違いを伝えた上で本題に入るというのも重要です。

この場合で言うと、私はお客様の現場にいないので、お客様の状況(緊急対応なのか急ぎではないのか、怒っているのかいないのかみたいな)も伝えてもらえるとなお良しといった感じです。

まぁ正直難しいんですけどね、相手の気持ちを考えるのは。

でも重要なのは

「自分の伝えたいこと」ではなく「相手の知りたいこと」を伝えること。

この心がけができているだけで、ミスコミュニケーションは大きく削減することができます。

難しいんですけどねー

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