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生産性 ビジネスTips

生産的メール術 〜応答編〜

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メールで生産性を向上させるための施策としてここまで書いてきましたが、今日は応答編です。

メールをどう書けばいいのか?という所は昨日書いたので、ここでの「応答編」とは、次々とやってくるメールにどう対処すればいいかという観点で見て頂ければと思います。

あ、ちなみに昨日の書き方編はこちらです。

生産的メール術 〜書き方編〜

これまでの「自分の作業を最適化」するだけのメールルールに異論を唱えつつ、生産的なメールの活用法について書いていきます。 今日はメールの書き方編。メールの書き方ひとつでプロジェクトの生産性って大きく変わ ...

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さて、前回言ったことの繰り返しになりますが、前提として「組織としての生産性を最大化する」という観点に立って書いていきます。

これまでよく見るメール術って「個人の生産性を最大化」するためのノウハウだったんですね。だから個人として仕事に集中して取り組むことができ、個人のパフォーマンスは最大化できるのかもしれません。

でも仕事って相手あってのことですから、24時間ルールといった暗黙の非生産的ルールはなくしてしまおうってのが私の主張です。

元々24時間ルールって悪いルールじゃないんです。だって、誰だってメールのせいで自分の計画通りに仕事が進まなくなるって状況を作りたくはないですよね。

個人としての時間を最大限に活かすために、メールの優先順位を下げてまとめて処理しましょ。24時間以内だったらビジネス的には暗黙ルールとしてOKだよね。ってのがこの考え方です。

ただ、最近のワークスタイルの変化に伴い、今後は24時間も待てないという人も増えてくるでしょう。(2017年度の調査では、まだここ数年と比較して大きな変化はありませんが)

ここで、もう1つ前提条件というか、仕事をするためのマインドセットをお伝えしておきます。それは、

割り込み作業は常に発生するものと心得て仕事をする

ということです。

例えば、あなたが1日の計画を立てるとき、1日の作業時間が8時間としてどのように作業を割り振りますか?

元々やるべき作業があって、打ち合わせがあって、それらを全て割り振る。というタイプの方であればおそらく1分でも割り込み作業は入って欲しくないはずです。なぜなら割り込み作業が入ることによって本来やるべき作業が遅れ、残業になってしまうからですね。

ただ、よく考えてみてくださいね。1日の中でどれだけ割り込み作業が入るか?割り込みとは言わないけど、計画外の事も起きますよね。ちょっと挙げてみましょうか。

・メールの対応(今回のテーマですよね)
・電話応対
・上司から急に頼まれた仕事
・トラブル対応
・お客様や同僚などからの質問
・事務作業
・睡魔との戦い(笑)←でも現実として多いと思います
・急な腹痛
・交通影響による遅れ
・台風などの悪天候
・システム障害
・資料を探す時間
・家族のトラブル、プライベートな急用
・同僚との雑談が思ってた以上に盛り上がる
・仕事中のネットサーフィン(笑)
・ついついスマホ見てしまう

まぁ仕事に集中できない要素って色々あるもんです。個人的な問題もあれば、個人ではどうしようもない問題もあります。個人の問題で残業になってしまうのは個人の責任ですが(というかそれで残業代を稼ぐやつはおかしいけど)、自分がきちんと仕事をしていてもこういったことは毎日起きているんです。

例えば1日でやるべきタスク、今日行う予定の会議などは元々予定されていた「当初タスク」としましょう。

それに対して、今日急に出てきた予定外の行動を「追加タスク」としましょう。まず

1日の計画を立てる時点で、当初タスクだけで埋めてしまわないようにする

ことが重要です。これは役職や業種などによっても異なりますが、マネージャ職相当以上の方であれば「追加タスク」は多く発生するものとして計画を立てておくことが重要です。

私は5つくらいチームを掛け持ちしていますので、当初タスクは4割程度にして、いつ追加タスクは来てもいいようにしています。

まずこの前提で仕事を進めることが重要です。

そうするとどうなるか?

メールをリアルタイムで受ける余裕が生まれるんですね。

よくメールの通知をオフにするという仕事術がありますが、トラブルなどの緊急メールを見落とす可能性もあり初期対応が遅れることもありますのであまりお勧めしません。

私の仕事のスタイルでは、リアルタイムで来たメールを見るようにしています。

会議中?この時は状況によります。

私はスマホかノートPCを持ち歩いて会議室に入るスタイルですので、自分の画面をスクリーンに映していない限りはリアルタイムで確認できます。会議って自分がファシリテートしていない限り横道にそれる場面って絶対ありますから、メールを受けられる時間は多いはずです。

もちろん、NGな場面ではダメですよ(笑)

でもそれだけ日本にはムダな会議がまだまだ多いってことです。

じゃあ24時間ルールによく書いている「集中状態で水を差される」のにはどう対処すればいいでしょうか?

まずさっき前提に書いたように、集中状態であっても割り込み作業は常に入ってくるという意識を持っておくことは重要です。その前提を持たずに自分の世界に入ってしまうから取り戻すのに時間がかかってしまうんです。

私は元SEで、プログラミングもしていたこともありました。その中でめちゃくちゃ複雑なロジックをプログラミングをしているときには本当に集中が必要でした。

こういう時は本当に割り込みが入って欲しくない。その場合のみ集中できるところ、例えば1時間だけ会議室にこもってして仕事をします。

ただ、プログラミングや提案書でロジカルなストーリーを考えたりするために集中が必要なのも、コアな部分だけのはずで、それ以外のところは集中は必要ですが、割り込み作業が入ってもそれほど影響がないはずです。

じゃあメールをリアルタイムで読む余裕ができたとします。次に何をするか?次にすべきなのは「10秒判断」です。

メールを読んでその瞬間に「すぐ返信」「その場で調べて返信」「xx頃回答すると返信」を決めるんです。

メールの種類には以下の3つがあります。

・見た瞬間に返信できるメール
・少し調べれば返信できるメール
・調査や作業に時間がかかりすぐに返信できないメール

これらのどれに該当するメールなのかを瞬時に判断し返信します。これが即決即レスのメール術です。

まず「見た瞬間に返信できるメール」はさらに2つに分かれます。それは

①自分ですぐに回答できるメール
②自分では回答できないけど、回答できる人を知っているメール

です。①のように自分で回答できるものについてはその回答を、②の場合はその該当者にメールを転送するか、「xx部長がこの前その件について説明していましたよ」みたいに返信するかです。もちろんメールは極力簡潔に書くことを意識すれば3分以内で終わるコミュニケーションです。

次に「少し調べれば返信できるメール」についてです。これは私のルールですが30分程度調べて回答できるようなものであれば、そこで調べちゃいます。

・以前のプロジェクトの資料ください
・ここの金額が不一致なのですが原因わかりますか?
・2017年12月の実績はどうなってますか?

みたいな「ください」系や「質問」系のパターンが多いですね。質問系はちょっと調べてみて回答が導き出せそうなら最後まで行きますが、ちょっと調べて分からない場合は「時間がかかります」という回答をします。

最後の「すぐに返信できないメール」については

・xx向けの資料作ってもらえますか
・レビューをお願いします
・アンケートに答えてください

みたいなパターンですね。さっきの質問系で調査に時間がかかる場合もこちらに該当します。ここでも大きく2つに分けて

①一次回答をするメール
②24時間ルールを適用するメール

を考えます。①についてはさっきの質問系のようなパターンですね。「調査に時間がかかるので、明日回答します」とか「今晩取り掛かりますので木曜日まで待ってもらえますか」とか「いつまでに回答すればいいですか」みたいなものです。

話はそれますがこういうメールって「回答に時間がかかる=作業に時間がかかる」というパターンのものが多いですよね。作業に時間がかかるってことは新しいタスクが生まれたということになります。

ここで私がよく考えるのは「そのタスク私じゃないとできない?」ということです。

つまりメールの相手はあなた宛にメールをしてきていますが、あなたはすでに「当初タスク」をやろうと思っていたはずです。そこに割り込んでくるんだから、当初タスクの作業に影響が出るわけです。

そこで

・現在タスクAをやっていますが、このメールの内容が優先ですか?
・タスクAが木曜日完了予定なので、その後着手でもいいですか?
・今週は手一杯なので急ぎならxxさんもわかると思いますが

みたいなメールを返信して、作業があなたで滞らないようにするのもポイントです。

これはあなたが作業から逃げているのではなく、組織としての生産性最大化を考えた場合、そのタスクが遅れることによって全体の作業が遅れないかを考えての行動(クリティカルパスって言いますが)なので謙遜する必要はありません。

もらうだけの仕事ほどしんどいものはないですからね。アサーティブに行きましょう。

あとはアンケートなどは元々メールに期日が書いていますから、原則②の24時間ルールを適用します。期日ギリギリでもいいのなら別に24時間ルールを摘要する必要もないかもしれませんが、私はずっとToDoとして残しておく方が面倒なので、ささっと終わらせてしまいます。

今日はだいぶ長文になりました。

こういった形でメールを処理していけば、メールを溜めてまとめて処理するということもなくなります。すべてこのパターンに当てはまるということもないかもしれないですが、使える方法だと思っていますので、使えそうなところが少しでもあれば使ってみてください。

 
 
 

最後に1つだけ大きなポイントがあります。それは

コミュニケーションエラーが起きやすい人とのメールやりとりには十分気をつける

ということです。

以前メールでコミュニケーションを取っていた際、相手の書いていることが全く理解できない。そしてこちらが書いていることが全然伝わらない。何度かメールのラリーをしている間に空中戦になってしまった。みたいな人がメールの相手なら、メールのコミュニケーションには十分に気をつけるべきです。

これまで書いたような内容には当てはまりません。元々メールでのコミュニケーションには向いていない人って現実たくさんいます。こういった人とのコミュニケーションは空中戦になりそうと思ったらミーティングを設定したり、直接会って会話するなど、別のコミュニケーション手段に切り替えるように仕向けていく必要があります。

メールでトラブルになって苦い経験のある方ならわかると思います(笑)

結局メールといってもコミュニケーション手段の1つにすぎません。すべてメールで解決できるほど仕事は単純ではないですしね。なのでどのツールが最適か、将来どういったツールを使えばより生産的になるか。zoomやhangoutのようにリモートで多人数ミーティングできるツールが出てきたり、色んなコミュニケーション手段もありますので試していきたいですね。

原則は「組織としての生産性を最大化」するために。

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