現在のレンズでワークスタイルを考える

岡村周一の世界観

生産性 ビジネスTips

生産的メール術 〜書き方編〜

投稿日:

これまでの「自分の作業を最適化」するだけのメールルールに異論を唱えつつ、生産的なメールの活用法について書いていきます。

今日はメールの書き方編。メールの書き方ひとつでプロジェクトの生産性って大きく変わってくるんです。

まず1つ前提条件として知っておいて欲しいことがあります。それは、

組織としての生産性を最大化する

ということです。この前提に立って仕事をしないといけないのは昨日の記事に書いた通りです。

メール24時間ルールって。。。

コミュニケーション手段は日々多様化していますけど、ビジネうにおいてはまだメールが最も使われているツールのようです。詳しくは以前のこちらの記事を見てくださいね。 昔はメールのビジネスハックなどで、メール ...

続きを見る

それを踏まえてメールを書くならどう書くか?

まずはメールの件名。

Gmailなどのメールソフトを開くと、最初に目に入るのがメール件名です。ここで、「組織としての生産性を最大化する」という観点で見た場合、どういう件名が良いと思いますか?

私がベストだと思うのは、

件名だけで内容がわかる

メールです。

これは伝えたい内容によっては難しいものもあると思いますが、いちいち開かなくても内容がわかるならありがたいですよね。

例えば、

【報告】XX様とのMTG、先方部長の承認が降りました
【XXプロジェクト】ネットワーク障害解決しました
【XX株式会社】見積書送付の督促を受けています

みたいな件名ですね。これだと本文を見る前に、ある程度内容はわかります。また最初に【】で見出しを入れることで、どういう話かというのもわかりやすいですよね。

逆に NGなのは、

自分に関係ないなと思われてしまう

メールです。

よくあるのは、メールの返信が続く場合。こういう時って同じ件名のメールが続きますよね。

Re:Re:1/25ネットワーク障害の原因分析結果について

こんな感じで。

何度かラリーが続くと同じ件名のメールがたくさん届きます。当事者同士でやり取りをしているので、CCに入っている人たちには最初不要なメールだと感じます。

ところがCCに入っている誰かに対して回答を求めたりする場合、急にToにしたところでメールを見過ごされてしまう可能性があります。そりゃそうですよね。最初は関係なかったメールなのに、本文を見たら急に

>岡村さん
本件、作業No3について調査いただきたいのですがよろしいでしょうか?

書かれていたとしても、当の本人は自分宛に内容が書かれていることに気づかず、見落としてしまう可能性があります。

メールを書いた方は、確かに岡村さんに依頼したから、なかなか返事が来ないという現実にイライラしてしまったりします。メール1通1通に目を通す人は多いかと思いますが、自分に関係ないと思っているメールは開くことすらしない人がいるのも事実です。

メールを見ない人がいるという前提に立って考えると、見て欲しい人に見てもらうという工夫が必要になります。例えば今回の場合は、

岡村さん、1つ調査願いたいです>Re:Re:1/25ネットワーク障害の原因分析結果について

みたいに件名の最初に変化をつけると、見落とされる可能性は下がります。

件名は工夫次第で大きく変わってくるのでかなり重要と言えますね。

次にメール本文を見ていきましょうか。

我々の世代の人がメール本文を書くときって、ものすごく丁寧に時間をかけて書いてしまいがちです。1通30分とか1時間とかかかってしまう場合もありますよね。

これって、私も昔は実際にしてたことなんでわかるんです。これくらい丁寧に書かないと伝わらないし、メールって感情を乗せられないから誤解を生まないように戦略的に書かないといけない。だから結果的にものすごく時間がかかってしまうんですね。

私は多分最大で1通のメールに3時間くらいかけてた記憶があります。「私もあるある!」と思ってくださった方、ありがとうございます(笑)

でもね、これってメールの使い方が間違ってるということに気づいたんです。

だって、メールって感情が乗らないから冷たく感じてしまうものなんです。なので色々考えて書くのもいいけど、それなら直接会話する方が早いんですよね。

直接電話するってのもありですが、最近は直接電話がかかってくることを嫌う人も多いので、急ぎでなければアポ取りのメールでもいいです。なのでポイントとしては、

要点だけを簡潔にまとめて読み手が10秒で読めるように書く

ということです。全てのメールが、、というわけにはいかないと思いますが、それでも無駄に時間をかけているメールは多いです。なのでこう書けばいいんです。

岡村さん

事業部長への提案、却下されました。対案としては、
A案:クライアントへのヒアリングを再開する
B案:導入製品のグレードを落とす
が考えられます。

個人的にはA案で行こうと思いますが、いかがでしょうか?
必要なら電話会議しますのでおっしゃってください。

ポイントは最後の行ですね。

メール本文に詳細を全部書いてしまうんじゃなくて、メールでは要点のみを、そしてミスコミュニケーションが生まれそうな場合を見込んで、いつでも電話会議で受け入れる余地がありますよ。というスタンスを示すんです。

相手もメールで対応できるのか、もう少し掘り下げるために電話会議が必要なのかを判断できます。

メールに長い文章が書いている場合、

・読み手も考えながら読むために時間がかかる(しかもメールは誤解を生みやすいのに)
・読み手が返信するメールにも時間がかかる(同じレベルで返信するケースが多いから)

と生産性低下に持ってこいの条件が揃ってしまっています。なので不明点があればすぐに直接会話というコミュニケーション手段を日頃から確立しておくことが重要です。

そうすれば、まずはメール(相手も一言で返せるように)、ダメなら会話。みたいなスタンスで書くことが重要です。

あ、あともしファイル添付する場合は、zipなどの圧縮ファイルは付けない方がいいです。いや、付けてもいいんですけど、あくまで時間があるときに見てくださいというレベルのものにしておくべきです。

それはなぜか?

だって最近ってスマホでメールを見ることも多いでしょ。移動中にメールチェックするビジネスパーソンもたくさんいます。そもそもExcelやPPTファイルが添付されていても見るのが若干面倒なのに、zipファイルだと相手によっては開く仕組みがなかったりしますし、良いことがないんです。

しかもコアとなる内容がそのファイルを見ないといけないとなると、結局移動中に相手は意思決定できません。

その分回答が遅れ、全体の生産性は落ちてしまいますよね。どうしても必要な資料がある場合、私はそのスライド(パワポの場合ですが)をスクリーンショットを取って、画像として本文に埋め込んじゃいます。

そうすると添付ファイルを開くという動作もしなくて良いですし、メールの本文の流れの中で読めるので便利です。

ちなみにライフハック的な内容になってしまいますが、Windows10からは「Snipping Tool」というツールを使えば簡単に欲しい部分だけキャプチャーすることができるようになりました。

画面左下の検索窓で「sn」と打てば出てきますよ。

あとは誰にメールを送るかにもよりますが、毎回面倒な定例文的な書き出しもできるだけ割愛したいですね。もちろん大切なお客様の場合は別ですよ。きちんとマナーを重視するところは重視してください。

でもお客様であっても、ある程度協業できていてコミュニケーションが取れているなら、徐々に割愛していっても許容されます。むしろお客様も巻き込んで同じようなコミュニケーションスタイルを取るという方法を私はよく取っています。

まとめると
・件名は相手がすぐに理解できるように
・本文は要点だけを簡潔に

と、ありきたりなどこの本にも書いているような内容になってしまいましたw

ただ、他と違うのは、

個人の生産性を最大化するのではなく、組織の生産性を最大化する

というマインドセットを持って臨んで欲しいということです。

そういう観点で、明日はメール応答編について書いてみようと思います。なんだかんだで書き出したら色々書きたいことが溢れ出してきています(笑)

-生産性, ビジネスTips

Copyright© 岡村周一の世界観 , 2018 All Rights Reserved.