現在のレンズでワークスタイルを考える

岡村周一の世界観

生産性

メールはGmail一択

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あなたの会社は普段メールの送受信に何を使用していますか?私は仕事で「Gmail」「Notes」「Outlook」の3つを同時に使用しています。私が仕事をしていて過去のメールを検索するのがとても非効率だなぁと思っています。

正直、NotesやOutlookのメール検索効率はあまりよくないです。Notesはとにかく遅い、Outlookは本当に欲しいメールだけがピンポイントで検索されないなどのデメリットがあります。でもGmailはキーワードを入力するだけでサクサク検索できます。

もう既に多くの方がGmailを使われているので今さら感は強いですが、会社でGmailをメインで使用しているというところはまだ多くないのではないでしょうか。もちろんドメインは会社のドメインを使用することができるので、@gmail.comみたいないかにもフリーです。みたいなことにはなりません。

あと事情があって、NotesメールもOutlookも使い続けています。Outlookでやり取りしているメールは、後々検索することになると面倒なので、検討している課題やテーマに関するメールが来たら、ファイルをその課題やテーマのフォルダに保存するようにしています。ちょっと手間ですが、後々探す手間を考えるとものすごく効率的です。

あ、Notesは知らん。めっちゃ使いにくいです。

私も少々古い人間ですので、それ以外のメーラー(Macのやつとか)がどれだけ便利なのか、他にGmailを超えるメールソフトが存在するのかはわかりません。でも今後生産性を高めていくのであれば、メールソフトの見直し+コミュニケーションスタイルの見直しも重要になりますね。

例えば、外部とのやり取りにメールは残るとしても、社内のやり取りは基本チャットにするとか。メールを続けるにしても、毎回「●●さん お疲れ様です、岡村です。 先日のxxの件はありがとうございました。さて△△の件ですが・・・」といった古典的な書き方はやめてチャットっぽく入れるとか、こうしたルールを変えるだけで(部分最適化ではありますが)生産性が上がってきます。

ところで一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、ビジネスパーソンの99.08%がメールを使用していて、メール送信は1日12.62通、受信は1日39.28通だそうです。そして1日に10回以上メールを確認し、メール1通を作成するのに平均6分かかっているそうです。

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これを見ていると、コミュニケーション手段が多様化しつつあるとはいえ、まだまだメールは仕事に欠かせないツールですね。であれば生産的なメールソフトを使っていくことが重要になります。

ちなみにこのアンケートに出てきた自分がした失敗の第1位「添付ファイルの付け忘れ」(43.82%)もGmailだと未然に防いでくれる機能があります。メール本文に「添付」という単語が含まれていて、ファイルが添付されていない場合次のようなメッセージが表示されます。

これ、便利ですよね。

地味な機能ではあるんですが、個人的にはかなり気に入っています。私もたまにこの機能に助けられています。ということで、みんなGmailにしたらいいのに、という記事でした(笑)

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