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口約束は必ずメールでリマインド

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議事録ってなんのためにあるの?

何が決定事項で、誰が何をするかを明確にしておくための議事録。そのもう一つの目的は後で「言った、言わない」ということを防ぐ目的もあります。

何で大の大人がそんな言った、言わないという話になるんでしょうか?その理由は2つあります。

1つ目は人間の記憶力は大したことないからです。

仕事の中で色々決まっていく会議。その決定事項すべてを事細かく覚えている人なんかいません。また最初は覚えていても、時間が過ぎれば当然忘れていきます。

なので、その当時どのようなことが決まったかを記録しておくことが重要なわけです。

あと1つは自分に取って不利な状況を回避するためです。

これ、政治家が何か事件を起こしたときに使う常套手段ですよね(笑)

「記憶にございません」とか過去の事実を捻じ曲げてくる(もちろん真実を言っている人もいるかと思いますが)

ビジネスにおいても、過去に一度Yesと言ったものの、現在ではそれでは都合が悪くなってしまい「Yesなんか言ってない」ということを意図的にいう人もいます。だから言った言わないになるんですね。

そういった意味から会議における議事録の役割ってそれなりに大きいわけです。

ビジネスを進めるうえで意思決定の役割を果たすのは、何も会議の場面だけではありません。会議は大きな意思決定をするのに役立ちますが、大きくない意思決定をするのにいちいち会議を開いていては生産性が大きく落ちます。

そうした場合、書面やメールなどで意思決定をすることが多いですが、もちろん電話や口頭で何かを決めるということもありますよね。

まだメールや書面なら証跡が残りますが口頭ではこれが残りません。

議事録研修とかでこうした重要性を学ぶのに、なぜか口頭で決まったことを証跡として残す習慣を取っている人って少ないんですよね。

結局「言った、言わない」という話になってややこしくなるのは、こうした「口約束」部分が大半を占めます。

なので、この記事のタイトルにもあるように、口約束は必ずメールでリマインドする習慣をつけておくのがポイントです。

何かしらの証跡を残しておくことは、今後のあなた自身への保険になります。

基本的に相手とのコミュニケーションが上手く行っていたらこのようなことは起こりにくいかもしれません。でも相手も人間ですし、自分自身が忘れてしまったり、記憶があやふやになってしまうことだってあります。

そうしたときの保険にもなりますので、絶対に記録として残るようにしておくことをお勧めします!

あ、そうそう。

個人的に「議事録」って生産性を大きく下げていると思ってるんです。

このあたりの考えはまた改めて記事にしますね。

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