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岡村周一の世界観

ワークスタイル 生産性

レスポンスが速い人・遅い人

投稿日:2018-01-03 更新日:


このブログを始めたきっかけの1つに、コンサルとしての仕事の進め方を書いていこうと思っていた。というのがあります。

現在、とあるプロジェクトでプロジェクトリーダーとして、後輩を指導する立場として仕事をしています。仕事を進める中でコンサルとしてのコアスキル、生産的な仕事の進め方などのアドバイスをしているんですけど「このノウハウをここだけで留めておくのはもったいない!」という貧乏根性が働いたので、これまで後輩に伝えてきた話をメモに残してきました。

そしたらそこそこネタが溜まってきたので、そろそろブログでもやるか、と思っていたんです。

最初は「外資コンサルの仕事術」みたいなブログタイトルにしようかなと思っていたんですけど、なんか上から目線だし、将来自分が今のコンサルティングファームをやめてしまったらタイトルが使えなくなっちゃうんで、仕事をやめてもいいように私の個人名をブログタイトルにしてみましたw

ということで、このブログでは私が常日頃行っている仕事の進め方、コンサルとしてのもののとらえ方・考え方についても書いていくつもりです。

前置きがずいぶん長くなりましたが(笑)今日はコミュニケーションの応答スピードについて書こうと思います。

メールやチャットなどのコミュニケーション、会議での決定事項や発生したToDo事項、直接受けた作業依頼などなど、仕事をしていると調査や作業を依頼されたり、質問を受けたりと様々な作業が発生します。

自分が元々やろうと思っていた作業もあるので、こういった場合何からどう優先順位をつけてやるべきか迷ってしまいますよね。(優先順位の付け方については改めて記事にしたいと思います。)こうして自身のToDoリストがどんどん溜まっていくわけです(笑)

私が常日頃から心がけているのは、「即決即レス」の仕事です。つまりすぐに判断してすぐにレスポンスするということです。この仕事の進め方は後輩にも常に言い続けています。

例えばメールが来たら即レスをする、議事録は会議が終わったらすぐに参加者に送る、発生したToDoは30分程度で終わるものであれば、最優先で片付けるといった具合です。もちろん調査や作業に時間がかかる場合もありますが、これらについてもデュー(期限)を確認してデューよりも前倒しで片付けます。即決即レスというスタイルは様々なメリットをもたらします。

まずは自分の主要作業に注力することができるという点です。

様々なコミュニケーションに付き合っていたら自分の作業に集中できなくなるのではないかと思われがちですが、いざ実践してみると全く逆であることがわかりました。メインの作業を残したまま、他のToDo事項が増えてくると、自分がすべき作業が多くなりすぎて何から手をつければ良いのかがわからなくなります。さらにToDoリストに記載した作業内容を思い出すのに時間もかかり、その結果残業が増える、あるいは他のことが気になって生産的でなくなるといった状態になってしまいます。

私はこういった話をよく野球に例えるのですが、できるだけ自分がボールを持たないようにする、ボールが来たらすぐに投げ返して、自分の身を軽くし本来の業務に集中しやすくすることが重要です。確かにコミュニケーションに多くの時間を割くことは、自分のタスクを圧迫してしまうことになります。しかしこうしたコミュニケーションが起きる前提で1日のスケジュールを組んでおけば特に大きな問題も起きません。(1日の計画の立て方についても今後記事にして行きます)

もう1つの理由は大きなメリットとなります。それは相手の期待値を上げすぎずに自分の信頼残高が増えていくという点にあります。「期待値」「信頼残高」など聞き慣れない言葉が出てきていますが、これからこのブログではよく出てきますので少しずつ慣れてくださいね。

まず「期待値」ですが、期待値とは誰かから作業の依頼を受けた際、相手が「これくらいのレベルの回答をしてくれるだろう」と思っている期待の尺度のことを言います。依頼を受けた方は、極力相手の期待値に沿うように行動を取る必要があります。

できるだけ相手の期待値に答えようと必死に頑張るのは良いですが時間をかけすぎてはいけません。時間をかければかけるほど、相手の期待値は最初の頃より上がってしまうからなんです。期待値が上がってしまうと、その期待に沿えないレスポンスであった場合、大きな失望となってしまいます。時間をかけて作成したのに失望されてしまうんです。これはもったいないですよね。

時間をかけると期待値が上がってしまうのであれば、期待値の低いうちにレスポンスしておく方が有効だと言えます。しかも即決即レスなので、期待値との乖離が大きかった場合にお互いの方向性を擦り合わせることも可能になります。

よく80-20の法則という言葉を使いますが、本来かかる20%の時間で80%のものを作り出すのです。コンサル=時間をかけて完璧な資料を作る、というステレオタイプがありますが、何プライドばっか気にしてるんだ、と思ったりもします。

よく「コンサルが書く提案書は絵に描いた餅で実効性がない」と言いますが、それは高まる相手の期待値に応えようと時間をかけて資料を作ってしまうからこうなってしまうんです。もちろんコンサルにはそうした資質が求められますが、時間との相関関係は本来ないはずです。まずは相手の期待値が過剰にならないようにクイックレスポンスを心掛け、そこから相手と一緒にゴールを目指していくことが重要です。

コンサルは自身の頭の良さを見せつけるのが仕事ではなく、相手の問題を解決するのが仕事です。

相手の期待値は内容だけではなく、時間に対する期待値も持っています。「岡村さんは普段仕事が忙しいから、この依頼作業は3日後くらいに返信もらえればいいや」などと考えているところを1時間後に返信するのです。

期待値には1つの方程式があって、

結果=期待値の場合は「満足」、結果<期待値の場合は「不満」という感情が生まれます。そして結果>期待値となった時には「驚き」となり、「驚き」が貯まると「信頼」となります。

つまり、時間に関する期待値を超えると「信頼」に繋がっていくという意味で「信頼残高」が増えていくということになるんです。(信頼残高に関する記事も今後書きます。こうして文章を書いていると書きたい記事だらけだと気付かされますw)

即決即レスにも色々コツがあって、すぐに導入は難しいかもしれませんが、ぜひこうした意識を持って取り組んでみてください。

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