現在のレンズでワークスタイルを考える

岡村周一の世界観

ビジネスTips

タスクは具体的な動詞で書く

投稿日:

左手を骨折してからなかなかキーボードで文字が打てません。

声が出せる環境なら音声でブログ投稿したいところなんですけど、それも叶わないため今日の更新はやや遅めになってしまいました。

今日はToDoなどでタスクを書き出す時のTipsをご紹介します。

普段あなたはToDoを書き出す時にどんな風に書いていますか?

・〇〇部長にメール
・xxの課題を検討
・不具合原因を調査
・経費精算

まぁこんな感じですよね。

で、やることを書き出して、そこから作業に手を付けていきます。

この上にあるタスクだったらどれからやりましょうかね?

人によって順序は異なるとは思いますが、「xxの課題を検討」を最初に選んだという人はあまり多くないかと思います。まぁ最初は部長にメールですかね。でも何かの不具合が出て入て急ぎならそちらを優先的にやってもいいかもしれないですね。

で、「xxの課題を検討」はいつやるか?

こういうタスクってなかなか手を付けにくいと思いませんか?結構重要そうなタスクなんですけど、気が重いのでもしかしたら経費精算を先にやってしまうって人もいるかもしれません(笑)

何で重いと感じてしまうか?

それは「検討する」とか「明確化する」ってタスクって、具体的に何をすれば良いかがピンと来ないからなんです。

だからじゃあやろう!と思っても、何から始めればいいの?何を準備すればいいの?ってなってしまってよくわからないから気乗りしないんです。

他にも抽象的な言葉って結構ありますよね。プレゼンとかでも突っ込まれるワードですよ。

・検討する
・考慮する
・明確化する
・推進する
・対応する
・最適化する
・見直す
・強化する

考えてたら色々出てきました(笑)

なので「xxの課題を検討する」というタスクのサブタスクを考えることを最初にしておくと効果的なんです。

例えばこの場合だったら、

・現在の問題点を書き出す
・最も重要な問題を選択する
・問題に対する対応案を調べる
・流れをパワーポイントに書き出す
・セルフチェック
・上司に確認を依頼する

みたいな感じで細分化できます。

じゃあ今日は問題点を洗い出すところまでだったらできそうだなという計算ができそうですよね。

さらに「対応案を調べる」も抽象的なので、対応案を調べるための具体的なタスクに落とし込んでもいいですよね。

でも急にはできないから、具体的なタスクが思い浮かんできてからでもいいです。

・受領資料を2つ突き合わせて差異を見る
・出てきた差異から仮説を立てる
・仮説の裏付けとなる資料を探す

みたいな感じでできるだけ具体的な動詞で書くことで戸惑いも軽減されます。

という事で一旦抽象的な言葉で書いたタスクはもう少し具体的な動詞に落とし込むということを意識してみてくださいね。

-ビジネスTips

Copyright© 岡村周一の世界観 , 2018 All Rights Reserved.